オフィス用品・ファイリング |
| ファイリングシステムの導入効果については、次のような観点から考えられます。
人件費の節約～ 検索のスピードアップにより書類探しの時間短縮がなされ、 その時間分は人件費の節約効果があると判断できます。これについては、 ファイリングシステムが整備され、放棄すべき書類、オフィス外で保存すべき書類、 オフィス内での書類が少なくなります。また、電子ファイルに登録することに よって、ペーパー書類が少なくなります。このように少ない文章から検索することに よって、検索スピードは速くなり、書類量が４０％になれば、検索時間も４０％に 減少するとかんがえられます。 スペースコストの節約～ 一般的に、オフィスでの書類保管スペースは１／３位で あり、オフィス・ワーカー一人当たりが持つ書類枚数は２０、０００枚と言われます。 この保管スペースを少なくすることが、コスト節約につながります。たとえば、 １㎡当り賃貸料／年８０、０００円（１坪当り２６４、０００円／年、 ２２、０００円／月）のオフィスで、書類を廃棄し、オフィス外での保存に回し、 更にオフィス内活用書類を半分はペーパー、半分は電子化することに よって、減少するスペースのコストが節約されたものとして計算できます。 ランニングコストの節約～ ペーパー書類を保管する場合、それをファイルする バインダーやボックスファイル、更にそれを収納するキャビネットが必要になります。 一般的に、オフィスワーカーの一人当たりの書類増加率は年間１、０００枚と言われ ます。これまでの保有書類は新たな什器、備品に入れ替えないとして、今後増える 書類の保管のための、什器・備品代をランニングコストとして比較します。 トータル・ファイリングシステムでは、ペーパーのファイルには、バインダーでは なく、ボックスファイル及びフォルダーの方が、閉じる手間がかからないことや、 同じ枚数を保管する場合コストが安くなるからです。 ○以上の３つのコスト節約を合計すると、下記のコストダウン効果が期待できます。 想定効果：１６５０万円のコストダウン効果（１００人当たり） 尚、数字では表せないですが、情報の共有化により、組織メンバーのノウハウの 共有化がはかられ、それによる組織としての総合力アップがなされることの方が、 本来は大きな効果でしょう。 |
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