※友人、知人、同僚、部下、上司、取引先への転送は自由です。
| オフィス２１のメルマガ～ファイリングデザイナー大量合格 |
| ◆◇◆【ファイリングの達人】◆◇◆ |
2007／2／4 |
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ファイリングデザイナーは、社団法人日本経営協会が認定する資格です。
著者は、近畿大学の非常勤講師になり、そのファイリング論の講義を
２００６年９月より担当することになりました。
若い学生さんたちにお話していると、自分も若返る感じです。
毎週９０分の講義で、半期で１４回の講義で忙しくしておりました。
今年はこの1月で昨年９月から半期２単位の講義は終了しました。
昨年9月に約100名くらいの学生さんが受講され、1月最後の単位試験には
93名が受験され、結構最後までの受講が多かったと思います。
それと言うのもファイリングデザイナー検定を目指すと言うことで
割合、目標がはっきりしていたからでしょう。
そして、ファイリングデザイナー検定を受験したのは3級68人、2級34人、
やはり受験料がかかるので、全員受験と言うことにはなりません。
そして合格者は、なんと3級45人、2級は13人というところです。
結構、多く合格されたと思いますが、筆者としてはもう少し上を
目指していたので、また次回の講義の反省材料としたいと思います。
「ファイリングデザイナー検定」については、次のサイトをご覧ください。
http://www.noma.or.jp/kentei/filing/index.html
１．コラム ファイリングシステムとは
2．お奨め商品のご案内
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■ ファイリングシステムとは ■
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ファイリングシステムとは、日本語で言うと文書管理システムということです。
この言葉を知っている人、知らない人に分けると、知らない人の方が多い
のではないかと考えられます。しかし、日々の仕事、生活の中で、ファイリングを
していない人はいないのではないでしょうか？
誰でも毎日、何かの書類やパンフレット、新聞などを整理されているはずです。
これが、すなわちファイリングです。ファイリングとは何か、書類（紙文書）の場合、
それらを整理しきれいに並べること、ファイル用品に入れること、その配列方法を
言いますし、電子文書の場合、パソコンなどで作成した文書を
マイドキュメントやエクスプローラーでフォルダー分けし、わかりやすく
整理していくこともファイリングです。
そして、ファイリングシステムとは、それらのファイリング作業を個人だけではなく
組織的に行うことを言います。社会に存在する民間企業、官公庁、病院、
ＮＰＯ法人などのあらゆる組織に必要なものと言えるでしょう。
そのファイリングについて、社団法人日本経営協会が資格を作りました。
それが、「ファイリングデザイナー検定」です。次のサイトをご覧ください。
http://www.noma.or.jp/kentei/filing/index.html
今、その資格の受験者は、キャノン、リコー、シャープ、富士ゼロックスなど
ＯＡ・精密機器の好業績メーカーの人々が、何百人と受験しています。
そんなことから学生さんにも就職に有利な資格として認知され始めています。
★ファイリングはまた、「捨てリング」とも言われます。大掃除に忙しい時期で、
ご家庭でもいろいろと整理されているかと思います。捨てるルールも必要です。
証拠的なものでなければ、１年立てば、書類を見る確率は１％とも言われ、
９９％は不要とも言われています。参考にする重要文書が本当にどれくらい
あるでしょうか？ 私も今、捨てリングに励んでいます。
そのファイリングについて、来年、じっくりお話していきたいと思っています。
島津忠弘
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| ファイリングシステムの概要その１ |
| ◆◇◆【ファイリングの達人】◆◇◆ |
2007／2／28 |
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【ファイリングの達人】は、
ファイリングデザイナーがお届けするメールマガジンです。
ファイリングデザイナーは、社団法人日本経営協会が認定する資格です。
著者は、Ｋ大学の非常勤講師になり、そのファイリング論の講義を
２００６年９月より担当することになりました。
２００７年になり、１月に２回の講義で、半期１４回２単位の講義は
一応終わりました。
そして、受講した学生さんの内、ファイリングデザイナー試験３級は
６８名が受験し、５１名の方が合格されました。（合格率７５％）
ちなみに、昨年、日本経営協会の公開試験合格率は６０．６％との
こと、
ファイリングデザイナー試験２級は、受験者３４名 合格者１５名
（合格率４４％）
ちなみに日本経営協会の公開試験合格率３８．２％
公開試験は社会人の方が多く受験されますので、学生さんに
しては、よく合格した比率ではないかと思います。
試験内容は、たとえば文書の内容で稟議書とはどんなものか、
よく使うファイル用品で、フォルダー、ファイルボックスや
パイプ式のファイルなどはどんなものか分からないと
答えられない試験ですので、一般に仕事でそんなことを
よく知っている社会人の方がわかりやすい試験です。
ともあれ、自分なりにそれなりの責任は果たせたかな？
と自負しております。
このメルマガでは、少しずつ、ファイリングのことについて
記していきたいと思っています。
１．コラム ファイリングシステムとは
2．お奨め商品のご案内
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■ ファイリングシステムの概要その１ ■
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１．文書のライフサイクル
文書は発生から廃棄にいたるまで流れを持っています。その流れを
ファイリングデザイナー検定では、トータルファイリングシステムの概念として
おおよそ次のように捉えています。
保管文書をどのように管理するかがファイリングシステムの重要なテーマと
なっています。保管文書において、その文書の分類や保存期間が明確に
なっていれば、次の保存文書を文書倉庫で保存する場合にもスムーズな
移行が可能です。また、発生段階において、保管までを考慮に入れて文書を
作成すれば、保管文書の整理はスムーズとなります。たとえば、発生段階で
発生する文書のフォームに、作成者がその文書の分類や保有期間を明示
する欄を設ければ、受領した人は容易に整理できます。
一般に企業や団体において、オフィスの中ではライフサイクルの中の
保管文書がいかに効率よく、検索しやすく整理されているかによって、
仕事の効率が大きく違ってきます。
紙文書のファイリングシステムの考え方は、電子媒体、マイクロフィルム
などでも同じような考え方で応用できます。
ではまた。
島津忠弘
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３枚複写・・・納品書、物品受領書、納品書（控）
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２．■ドットプリンター用[請求書]はこちら
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請求書＜品名別・２枚複写＞
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| ファイリングシステムの概要その２ |
| ◆◇◆【ファイリングの達人】◆◇◆ |
2007／3／12 |
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■ ファイリングシステムの概要その２ ■
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１．文書のライフサイクル（続き）
前回述べました文書のライフサイクルの概念ですが、ここで注意していただきたいのは、
文書は発生から廃棄に至るプロセスで、発生→伝達→保管→保存のどの段階でも
活用され、または廃棄されると言うことです。文書が発生し、要らなければすぐ廃棄しても
良いし、保存に回っている文書もすぐ活用できると言うことが大事な所です。
すなわち、文書は活用されてこそ意味があるし、活用されることのない文書はすぐ
廃棄して良いということです。
２．ファイリングシステムの必要性
激しく変化する今日、情報の管理はどのような組織にあっても生命線と言えるほど、
重要な分野であり、ファイリングシステムはその一要素として、その必要性は
ますます強まるものと思われます。
ファイリングシステムが求められる理由としては、次のようなことが考えられます。
書類を探しているというのは空しいものであり、誰にとってもあまりメリットはありません。
探している最中に違う書類を見つけて新しいアイデアが出てくると言うことはたまには
ありますが、本来、それはその目的のために費やされるべきものであり、何時間もかけて
結局その書類が出てこないときには、人生のムダとも言うべき時間のロスとなってしまい
ます（書類探しは人生のムダ）。
オフィス内における書類の保管スペースは、一般的に３分の１くらいあると言われて
います。東京の丸の内などハンカチ１枚の面積の地価が３００万円と言う所もあり、
書類の保管には大きなスペース・コストがかかります。書類を寝かせているだけでは、
何の価値も生み出さないものであり、書類を活用してこそ意味あるものですから、
ファイリングシステムの確立されていない書類スペースは大きなムダとなってしまい
ます。（書類の占めるスペースのムダ）
快適なオフィスというものは、やはり書類が整然と整理され、一人当たりスペースも
広く、リフレッシュエリアも設けられた人間的な空間でしょう。このようなオフィスでこそ
創造的な発想もできるもので、ファイリングシステムの確立はクリエイティブな仕事を
していくためにも不可欠なものと言えます。
話は変わりますが、ファイリングのコンサルタントの人数の日米比較、東阪比較で
面白いデータがあります。おおよそですが、アメリカのファイリング・コンサルタントは
２万人、東京は２００人、大阪は５人と言う所です。いかに、日米の文書管理に関する
意識の差が大きいかがわかるかと存じます。
次回、その追加説明とファイリングシステムの３大目的について述べます。
ではまた。
島津忠弘
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| ファイリングシステムの概要その３ |
| ◆◇◆【ファイリングの達人】◆◇◆ |
2007／4／11 |
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著者は、Ｋ大学の非常勤講師になり、そのファイリング論の講義を
２００６年９月より担当することになりました。
２００７年になり、１月に２回の講義で、半期１４回２単位の講義は
一応終わりました。
前回もお話しましたが、受講した学生さんの内、ファイリングデザイナー
試験３級は６８名が受験し、５１名の方が合格されました。（合格率７５％）
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■ ファイリングシステムの概要その３ ■
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ファイリングシステムとは、オフィスワークの基本となるものです。
オフィスの生産性、快適性が求められ、また、上場企業に求められる内部統制からも
文書管理の重要性が指摘される中で、ファイリングシステムには３大目的があります。
（１）時間・費用節約（タイムセービング・コストセービング）
ファイリングシステムが整然となされることによって、
書類探しの時間が短縮され、それは、組織構成員の
時間節約であり、人件費の節約でもあります。
これによって、事務の効率化が計られ、生産性の高い
オフィスとなります。
また、今後述べますファイリングの道具によっても、
ファイリング作業にかかる時間が節約され、
安価な用品（道具）を用いることによって費用も節約されます。
（２）空間節約（スペース・セービング）
不要文書を簡単に捨てられるよう、ファイリング・
ルールを確立することによって、オフィスの書類スペースが
節約されます。特に、組織として、書類を共有化し、
原本だけを保管し、コピーなど重複文書を捨てていくことに
よって、書類は減少していきます。
（３）共有化による総合力の発揮
書類を共有化していくことは、組織としてのノウハウを
共有化していくことであり、これによって、企業であれば
会社全体のパワーアップにつながり、
誰もが共有財産であり共有ノウハウである文書を活用して、
他社との競合に打ち勝っていく手段を得ることとなります。
また、団体であれば、組織としての総合的な知的レベルが向上し、
他団体との差別化につながります。
これが、本来はファイリングシステムの最大目的であると
言えます。
次回は、「２．文書量の管理」から述べる予定です。
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| ファイリングシステムの概要その４ |
| ◆◇◆【ファイリングの達人】◆◇◆ |
2007／4／27 |
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■ ファイリングシステムの概要その４ ■
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２．文書量の管理
紙の文書量を計る尺度として、ファイルメーターという
ものが使われます。A4の書類を積み上げた高さが
1メートルであれば1ファイルメーターであり、
何メートルあるかによって、その組織の書類量がどのくらいあるか
を見ようとするものです。
もちろん、業種や部門によって一人当りでもファイルメーターには
違いがあり、一概に言えませんが、ファイリングシステムを導入す
ることによって、通常、3分の1から半分位までファイルメーターは
減少するものです。
文書の活用度というものは一年後には、1パーセント位と言われます。
つまり、書類は１年立てば１％くらいしか見ないと言うことです。
また、書類は半年立てば、５％くらいしか見ないとも言われます。
皆さんの実感はどんなものでしょうか？私もそんな実感です。
そのため、ファイリングは捨てリングとも言われ、いかに組織的に
廃棄あるいは移管をしていくかが重要なことです。
前項で述べたように、オフィスでは書類が3分の1位を占め、
その廃棄あるいは移管がスペースコストを大きく左右します。
移管とはまた後に述べますが、オフィスの外の文書倉庫や
外部倉庫などに移すことを言います。
現在では、紙文書の電子化（スキャナ入力）が、スペース削減に
有効でしょう。キャノンやリコーの複合機の売上が素晴らしいことからも
それは伺えます。但し、複合機のスキャナ機能を有効活用している
組織がどれほどあるでしょうか？これからの課題と言えるでしょう。
次回は、「３．ファイリングの道具」から述べる予定です。
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| ファイリングシステムの概要その５ |
| ◆◇◆【ファイリングの達人】◆◇◆ |
2007／6／27 |
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■ ファイリングシステムの概要その５ ■
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３．ファイリングの道具
３－１．ファイリングの形態
書類をどのような方向、ファイリング用品や什器で整理するかによって、
ファイリングのいくつかの種類があります。
（各種のファイリングのイメージは、各項のリンクページのjpgファイルをご覧ください）
●バーチカル・ファイリング
バーチカルとは垂直の意味であり、一般的なキャビネットに、フォルダーを使って、
書類を横方向に立てて整理します。この長所としては、書類を綴じないでも簡単に
整理でき、書類の量に応じてフォルダーの厚みを調節して、細かく分類できることです。
短所としては、キャビネットが必要であり、書庫では整理できず、また、書類の量が
少ないとフォルダーが倒れる等の問題があります。（図１）
http://www.office21.net/zu/zu1.jpg
●バインダー・ファイリング
オープン書庫に厚型の綴じるバインダーを使って、書類を縦方向に立てて整理する
ことです。垂直という意味では、バーチカルの一種です。この長所としては、書類を
綴じて、整理するため順番がくずれないことや、厚型バインダーがしっかりしている
ので書類を縦方向に立てて整理でき、その背にタイトルが明示できます。
短所としては、書類を綴じるための手間がかかり、厚型バインダーの場合、
書類が1枚でもそれだけのスペースをとり、細かい分類は行いにくく、
キャビネットには適さず、用品価格もやや高いです。（図２）
http://www.office21.net/zu/zu2.jpg
●ボックス・ファイリング
ボックス・ファイリングとは、ファイルボックスを使って整理することです。
一般的には横型ボックスを使用し、その中にフォルダーを入れて整理するので、
バーチカル・ファイリングの変形と考えられます。ボックスをキャビネットにも
オープン書庫にも立てて整理できます。また、縦型ボックスを使えば、書類を
縦方向にも立てて整理できます。この長所としては、バーチカル・ファイリング同様、
書類を綴じないでも簡単に整理できます。書類の量に応じてフォルダーの厚みを
調節して細かく分類できて、また書類内容の類似のフォルダーをボックスに入れて
グループでの分類が可能となります。さらには、バーチカルの短所を補い、
書類量が少なくてもフォルダーが倒れず、書庫にもボックスを立てて整理できます。
短所としては、キャビネットにボックスを入れた場合、ボックスタイトルが見えず、
ボックスの厚みのスペースをとるため、キャビネットに適しているとはあまり
いえません。（図３、図３－２）
http://www.office21.net/zu/zu3.jpg
http://www.office21.net/zu/zu3-2.jpg
●ドロップ・ファイリング
ドロップとは、野球のドロップと同様の意味であり、書類を重力を利用して
落として整理するものであり、キャビネットファイリングもボックスファイリングも、
その中に包含する考え方です。フォルダー、ファイルボックスならびにボックスボトム・
ハンギングフォルダーという用品を使用します。私の薦める基本的な考え方は、
ドロップファイリングシステムです。
この長所としては、ボックスファイリングの長所はすべて含み、フォルダーを
書庫ではボックスに入れ、キャビネットではボックスボトム・ハンギングフォルダーに
入れ見出しを付けてグループ分類するため、ボックスファイリングの短所である
キャビネットにボックスを入れた場合タイトルが見えないという問題が解消でき、
ほとんど短所のないものとなります。
アメリカでは、ドロップファイリングという言い方がなされており、それは
バーチカルファイリングの意味合いが多いですが、日本ではボックスファイルや
ボックスボトム・ハンギングフォルダーの良い商品が開発されたことにより、
ドロップファイリングが進化したとも言えます。（図４）
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森林に適度な光を入れるために、木の一部を伐採する作業をいいます、
伐採して出来た木材を間伐材といいます。
従来、使い道が見出せなかったスギやヒノキ、
カラマツなどの間伐材も細かい角材にして集められ、文房具の材料として
リサイクルされています。
全国森林組合連合会が認定しています。
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【エコマークとは】
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| ファイリングシステムの概要その６ |
| ◆◇◆【ファイリングの達人】◆◇◆ |
2007／8／29 |
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■ ファイリングシステムの概要その６ ■
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３－２．ファイリング什器とファイリング用品
●ファイリング什器
什器には、一般的に書庫と言われる棚式什器と、キャビネットと
言われる引出し式什器があります。よく使われる什器を（図7）
http://www.office21.net/zu/zu7.gif
に示しておきます。
●ファイリング用品
ファイリング用品は一般的に大きく２分類され、一つは穴を
あけて綴じるファイル、もう一つは穴をあけずにとじるファイルです。
その代表的なものが、穴をあけてとじるファイルでは厚型の
パイプ式ファイル（バインダー）、穴をあけずにとじるファイルでは
フォルダーやボックスファイルです。（図8）
http://www.office21.net/zu/zu8.gif
は、「ファイルとバインダーのしおり」（日本ファイルバインダー協会）
からの抜粋です。
ファイリング用品には一長一短がありますので、書類に合わせた用品を
活用することが大事です。ただし、ファイリング・システム導入にあたっては、
一般の文書については、利点の多いフォルダーをできるだけ活用していく
ことが望ましいと思われます。
特に現在のＩＴ社会において紙文書をスキャナー入力し、電子化する際に
は紙を綴じていない方がスキャナー入力しやすく、フォルダーが望ましいです。
一般的によく使われるフラットファイル、バインダーとフォルダーについて、
これら三つの用品の特長比較をしておきます（表1）。
http://www.office21.net/zu/hyo1.gif
ＹＥＳのほうが良くて、ＮＯのほうが悪いと言うことです。
この表の一般的でない言葉の補足説明をしておきます。
①ウツシカエ対応性
ウツシカエとは、オフィス内で、昨年の書類を上の段から下の段に移す、
またデスクの引出しから壁面書庫に移すなどのことを言います。年度がわりに、
新年度の書類を出し入れしやすい上の段やデスクの引出しに保管できるように
昨年度の書類を整理します。フォルダーやフラットファイルは薄く、どんな
什器にも移しやすいですが、バインダーは厚く、棚式什器以外には移しにくい
です。
②オキカエ対応性
オキカエとは、オフィス内からオフィス外の文書倉庫に置き換えることを
言います。２年以上前の書類をオフィスから外に出し、オフィスをできるだけ
書類で埋めないようにすることです。これもウツシカエと同様の理由から、
バインダーは適さないです、というのは、バインダーはとじた書類を捨てにくいことから
文書倉庫に置き換える際、書類を殆ど減らすことができないと思われます。
カラー分類
ファイリング用品を使って、わかりやすく検索しやすくファイルしていく
ためには、付属品として別売されている各種のカラーのラベルやシールを
使っていくのが良いでしょう。
（図9）フォルダーラベル
http://www.office21.net/zu/zu9.gif
（図10）ボックスシール
http://www.office21.net/zu/zu10.gif
次回は、「４．文書分類の考え方」をお話します。
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| ファイリングシステムの概要その７ |
| ◆◇◆【ファイリングの達人】◆◇◆ |
2007／10／26 |
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ファイリングデザイナーがお届けするメールマガジンです。
ファイリングデザイナーは、社団法人日本経営協会が認定する資格です。
http://www.noma.or.jp/kentei/filing/index.html
著者は、Ｋ大学の非常勤講師になり、そのファイリング論の講義を
２００６年９月より担当することになりました。
今年２００７年も、９月より始まり、半期１４回２単位の講義の内、
既に５回の授業が終わりました。
前回もお話しましたが、昨年、受講した学生さんの内、ファイリングデザイナー
試験３級は６８名が受験し、５１名の方が合格されました。（合格率７５％）
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■ ファイリングシステムの概要その７ ■
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４．文書分類の考え方
４-１．組織のファイルと共有化による総合力の発揮
個人的なファイルであれば、自分独自のファイリング・ルールであっても、
それで支障がなければ差し支えない。たとえば、ともかく時間順で新しい書類を
手前に持って来るというファイル法「超整理法」（野口悠紀雄氏［1993］）があるが、
これは自分一人の書類であれば、記憶に頼ってそれでも探せないことはない。
しかし、組織の場合、全く分類もしないということであれば、何かのテーマで
検索しようというとき、いつごろの書類か覚えている人がいないと探せないし、
その人が休んでいたりするとどうしようもない。そこに、組織としての
ファイリングルールの必要性が出てくる。
●企業や公的機関であれば、文書は個人の私有物ではなく組織のノウハウ、財産と
して、属する人々が共通に活用し、組織としての知識レベルをアップさせて仕事を
していくものである。
それをしていくためのルールをつくり、それを全員が守っていくことは、自分も他の
人も皆が楽になることである。
★ファイル上手は仕事上手な人である。たとえば、見積書とか何かの提案書とかを
作成する場合、一から作るより、過去に誰かが作った見積書や提案書を参考にして、
それをアレンジして作る方がはるかにスピーディである。そして、それが顧客など
外部の人に対しては、その組織のスピーディな対応力ということになる。
これからの時代は何かを知っているということだけでは、価値になりにくい時代と
いえる。それよりは、こんなことを知りたいという時に、それはどのファイルを
見ればわかるのか、どこに聞きに行けばわかるのか、インターネットやオンライン
データベースでどのように検索するのか、そういったことを知っている人の方が必要である。
昔は組織に生き字引と言われるような人がいて、その人に聞けば何でもわかると
いうような年輩の方がおられた。しかし、現代では人間の記憶力に頼るような知識量では
カバーしきれない。それよりは、膨大な知識、情報を加工してどう生かすのか、
アイデアマンが求められているといえる。そしてまた、組織としてのアイデア、
企画力が強く求められており、それを生み出すための基盤の一つとなるのが、
ファイリングシステムであるといえる。
★いずれにしても生き字引ではなく、個人の知恵、情報はできるだけオープンにし、
何かの文書に残し、それを組織全体で共有化して活用し、組織としての総合力を
発揮していくことが求められている。
４-２．文書分類の考え方
組織として、文書分類表を作っていくときの考え方に、大きく二つの方式がある。
○ツミアゲ方式というのは、組織全体、会社全体ではなくて、部署毎、たとえば
部や課ごとに分類表をつくって、小さなまとまりから分類表を作り、それをいくつも
積み上げていって、組織全体の分類表にまとめていくやり方である。この長所としては、
部署毎の意見が吸い上げられ、現状の仕事のやり方に即した分類表が作れることである。
ただし、短所としては、組織全体としてまとめていくときの各部署の調整が難しく、
また、理想的なシステムというより、現状肯定的なシステムとなりやすい。
○ワリツケ方式というのは、組織全体の分類表からまず作っていくやり方で、文書課や
企画部というような部署が中心となって、理想的な分類体系を構築し、それを各部署で
活用するよう割り付けていくものである。この長所としては、組織全体としてこうある
べきだという理想的なシステムを構築しやすい。ただし、短所としては、各部署の実態と
遊離しやすく、各部署において受け入れられないと分類表が守られにくい。
★以上、二つの方式が絶対的なものかというとそうではなく、この二つの折衷案的な考え方にて
実際は作っている。筆者の進め方では、まず、各部署において積み上げ方式で作り、
後から組織全体の理想システム的な観点で作り込んでいき、各部署で作ったものに不都合が
あれば、修正してもらうというやり方である。
「文書分類基準表」 http://www.office21.net/office21/bunruijirei.pdf
に示すのは、民間企業における文書分類表の一例である。
言葉は、実際の企業で仕事をしていくときに、なじみのあるものをできるだけ使用し、
大分類、中分類、小分類と業務の大きさに合わせて、細かく分類していく。小分類の下に
細分類、細々分類と細かくしていっても良い。これは3,000人位のOA機器商社の一支店の
一例である。大きな会社になると、この表が何枚にもなる。
図書の分類表の場合、分類コードをつけるが、これは、コードをつけていない。
分類の記号をつける場合、たとえば、A株式会社見積書というような文書の場合、
営業という大分類、顧客管理という中分類、見積書という中次分類となるので、
それぞれの分類の頭文字をとって「営・顧・見」という記号とし、これをフォルダー・ラベル
のタイトルの後に記しておく。また、パーソナル・コンピューター等に登録する場合、
この記号にて入力していけば、同一分類の書類を検索しやすい。コードで10進法で付けた場合、
分類が増えていったとき、コードを追加しにくいし、こういった言葉の方が、組織の変化などに
対応しやすい。
★また、これは紙文書だけでなく、ファイルサーバーの電子文書のディレクトリー
（フォルダー分類）としてそのまま使えるものであり、電子文書の共有にも有効なものである。
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| ファイリングシステムの概要その８ |
| ◆◇◆【ファイリングの達人】◆◇◆ |
2007／12／10 |
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■ ファイリングシステムの概要その８ ■
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４－３．文書ファイルの配列方法
文書をフォルダー等に整理し、タイトルをつけ、並べていくときの考え方を述べます。
まず、会社の業務を一般的に考えた場合、社内のどんな人が見てもどういうものか
わかるようにオーソドックスな表現にて記入します。また、フォルダーのタイトルは、
「文書分類基準表」（前回紹介）
http://www.office21.net/office21/bunruijirei.pdf
の分類項目ではなく、そのフォルダーの中身をあらわす具体的で細分化したものにします。
そして、同時に使う書類が同じフォルダーに入るように分類します。
分類の基準としては、通常、次の通りです。
・相手先（名前）別分類―会社名、商品名、名前等をフォルダータイトルに記入、
その並べ方としては、50音順やABC順
・主題（テーマ）別分類―会社業務、研究テーマ等で分類し、たとえば、人事考課、
PL対策というような記入
・形式（様式）別分類―仕様書、見積書、品質記録等の書類のフォームが定型的な
書類で、そのタイトルを記入
・プロジェクト別分類―工事や新製品開発等のプロジェクト1件ごとに、計画から
完了まで、その関連する書類を集めて整理し、分類します。そしてフォルダー・タイトル
は○○工事、○○邸増築工事、○○新商品開発、の項目で記入
・日付（時間）別分類―伝票や商品の納期順などや、新聞スクラップを時間順
たとえば週別や月別に整理するときなど、日付や期間を記入。
５．今後の日本のファイリングシステム
５－１．ファイリングシステムの歴史と考察
ファイリングの歴史は、日本では大福帳に始まります。和紙で呉服の在庫などを
記入したものを束ねて紐で綴じていたものが、ファイリングの原型です。
和紙は柔らかいので、このように紐で綴じ寝かせて保管することになります。
それに対して、アメリカでは仕切り棚や箱に入れたり、ジャバラ状の整理具や
引き出しに入れたりする方法で、割合、立てて整理することから始まっていました。
それが19世紀末にバーティカルファイリングが考案されて、キャビネットと
フォルダーを使うことがアメリカのファイリングの標準になっていきます。
アメリカで創案されたバーティカルファイリングは、20世紀初頭には日本に紹介され、
1909年（明治42年）にはキャビネットなどの用具のカタログが発行されていました。
しかしながら、まだ、一般的には普及に至っていませんでした。
戦後、1950年（昭和25年）に、「ファイリングシステム」（三沢仁著）が
社団法人日本経営協会から発行され、日本におけるファイリングシステムの
バイブルともなり、戦後のバーティカルファイリングの普及につながったものと考えられます。
ファイリングシステムと言う場合、このように一般的にはバーティカルファイリングのことを言います。
しかし、日本では大福帳の文化があり、この文化なしには考えられず、綴じることが
基本でした。ヨーロッパでも綴じるバインダーが主流であるが、これは立てて整理します。
このような世界的な傾向の中で、日本では戦前まで書類は綴じることを基本に考えられ、
戦後はアメリカの影響を受けバーティカルファイリングも普及し始めますが、まだまだ書類を
綴じる文化が強く、そのような中で、ファイル･バインダー用品の商品開発は行われていった
ものと考えられます。
次節は、日本のこのようなファイリングの歴史と、その中での文具メーカーの団体である
ファイルバインダー協会各社が開発されてきた商品の傾向を踏まえつつ、
しかしながらバーティカルファイリングが基本の考え方であるファイリングシステムに
ついて述べていきます。
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| ファイリングシステムの概要その９ |
| ◆◇◆【ファイリングの達人】◆◇◆ |
2007／12／23 |
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【ファイリングの達人】は、
ファイリングデザイナーがお届けするメールマガジンです。
ファイリングデザイナーは、社団法人日本経営協会が認定する資格です。
http://www.noma.or.jp/kentei/filing/index.html
著者は、Ｋ大学の非常勤講師になり、そのファイリング論の講義を
２００６年９月より担当することになりました。
今年２００７年も、９月より始まり、半期１４回２単位の講義の内、
既に１２回の授業が終わりました。
前回もお話しましたが、昨年、受講した学生さんの内、ファイリングデザイナー
試験３級は６８名が受験し、５１名の方が合格されました。（合格率７５％）
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■ ファイリングシステムの概要その９ ■
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５－２．日本でのバーティカルファイリングとバインダーファイリングの比較
バーティカルファイリングは綴じないファイルと言え、バインダーファイリングは綴じる
ファイルと言えます。
日本のファイルの流れでは、バインダーのファイリングが今でも主流と言えるでしょう。
ファイルバインダー協会の統計を見ても、綴じるファイルと綴じないファイルで比較した
場合、綴じるファイルのほうが生産金額的に圧倒的に大きいです。綴じるファイルという
のは、パイプファイル、リングファイル、レバーアーチファイル、フラットファイル、また、
のびーるファイルなど、多くの種類があります。これらの大きな特徴は時系列や50音順
などで順番に綴じる書類の整理に向いていると言えます。キングジムのパイプファイル、
http://www.office21.net/sys/list2_5_2_1.html
リヒトラブのリングファイル
http://www.office21.net/sys/list2.php?mode=srh&keyword=F-867U
セキセイののびーるファイル
http://www.office21.net/sys/list2.php?mode=srh&keyword=%82%CC%82%D1%81%5B%82%E9%83t%83%40%83C%83%8B%2C%82%CC%82%D1%81%60%82%E9%83t%83%40%83C%83%8B&
pageID=6
と言うのは、よく認知されている
所でいずれも30年以上の利用があると思われます。
綴じるファイリングの代表的なものとして、キングジムの提唱しているオープンファイリング
システムが上げられます。
http://www.office21.net/zu/zu2.jpg
パイプファイルをガラス戸の書庫か、オープン書庫で一覧性あるように並べて整理する
ファイリングです。これは時系列で順番が狂っては困る書類の 整理には最適と言える
でしょう。また、キングジムの提唱する、多数のパイプファイルの タイトルにＶ字ラインを
入れるアイデアは、戻し間違いのないようにするためと、きれいに 整頓された印象を与える
見た目の良さから、素晴らしいものと言えます。ただ、パイプ ファイルに入れる書類が
少なく、1枚や2枚でもパイプファイルの背幅の厚みを取ることは スペース効率の点からは
問題となります。
それに対し、バーティカルファイリングはフォルダーの厚みしか取らないため、スペース
効率の点から良いように思われます。
http://www.office21.net/zu/zu4.jpg
綴じないファイルは比較的新しく、フォルダーは アメリカで古くからあるとは言え、コクヨの
ファイルボックスを利用したボックスファイリング、
http://www.office21.net/sys/list2.php?mode=srh&keyword=A4-LFFN
樹脂のファイルボックスであるセキセイのシスボックス
http://www.office21.net/sys/list2.php?mode=srh&keyword=SBX-85%2CSBX-86%2CSBX-87
などは20年位前から一世を風靡し、綴じないファイリングの文化を作り上げたとも言えます。
しかしながら、生産金額では大きいと言えません。
このようなファイルの歴史を踏まえ今後のＩＴを含めた情報社会の方向性から、筆者は
次項のような視点から、ファイリングを薦めています。
５-３．求められるファイリング・ソリューション
ファイリング・ソリューションが、今、求められています。ファイリングシステムとは、すなわち、
文書管理とか文書整理のこと。情報社会を生きる現代人にとって、情報をどう活用するかが、
オフィスでも家庭でも、一番の重要課題であり、関心事と言えるのではないでしょうか？
その情報活用の基礎ともいえるファイリングシステムが今、変革のときを迎えています。
特にＯＡ機器の普及によって書類が減りペーパーレスが進むといわれていますが、実際は
プリンターの急増により書類が増大し、またパソコン関連用品やＣＤ・ＤＶＤなど各種の
メディアがあふれ、情報整理に新しい考え方やグッズが求められていると言えます。
次回は、５-４．スピードとスペースとモバイルが求められるファイリングに続きます。
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